6 eenvoudige concepten om je tijd beter in te delen
‘Druk druk druk’. Misschien ook wel jouw standaard antwoord als mensen vragen hoe het met jou gaat. Je hebt het gevoel altijd handen en tijd te kort te komen. Anderzijds zal je voor de zaken die voor jou écht belangrijk zijn – misschien onbewust – wel ‘tijd maken’. Met andere woorden … geen tijd hebben, bestaat niet 😉.
In deze blog delen we 6 eenvoudige concepten om in het komende jaar je tijd anders in te delen en efficiënter te benutten.
1. Focus op 1 taak tegelijk en werk in blokken
Van vrouwen wordt vaak beweerd dat ze goed zijn in multitasking. Studies tonen echter aan dat het menselijk brein niet kan multitasken (en dat is ook zo bij vrouwen 😉); het brein verandert enkel constant van focus. Net die constante switch in focus vergt veel tijd en energie. Het is doorgaans sneller om 3 verschillende taken afzonderlijk, na elkaar af te werken, dan ze alle drie tegelijkertijd aan te vliegen.
TIP: Plan in je agenda ‘blokken’ in, waarin je per blok focust op 1 taak. Ook ‘emails lezen en beantwoorden’ kan je als blok bundelen op vaste momenten op je dag.
2. Durf je grenzen aan te geven
Je hebt een goedgevulde agenda, en één van je collega’s stelt jou de vraag om een taak over te nemen. Als je iemand bent die graag iedereen tevreden wil stellen, zal je vaak geneigd zijn om je verantwoordelijkheid op te nemen. Je zegt ja, om een ander te helpen. Alleen breng je jezelf (en je planning) daardoor in de problemen. Durf je grenzen aan te geven. Als het echt niet past, is het beter om neen te zeggen.
TIP: Heb je het moeilijk om ‘neen’ te zeggen dan kan je ook aangeven dat je het even moet bekijken. Zo geef je jezelf de tijd om even na te denken hoe je op een respectvolle manier je grenzen kan stellen. Je kan dan nadien laten weten dat jouw agenda het niet toelaat om daar op korte termijn werk van te maken.
3. Neem voldoende (kleine) pauzes
Het klinkt contraproductief, maar een kleine pauze tussendoor helpt om meer gedaan te krijgen. (moet je echt eens proberen 😉)
Uren aan een stuk doorwerken en spurten van de ene taak naar de andere … het klinkt als een logische keuze als je tijd te kort hebt. Wellicht heb je ook al gemerkt dat je focus en energie na verloop van tijd wegzakt. Op dat moment is het beter om even 5 minuutjes los te komen van je werkplek. Studies tonen aan dat je best elk uur even energie tankt.
TIP: Haal een drankje of een stuk fruit, maak een sanitaire stop of doe een telefoontje waarbij je rondwandelt.
4. De 2 minuten regel
Krijg je een email of vraag die je in 2 minuten kan afhandelen of beantwoorden? Dan is het beter om dit meteen te doen. Zo vermijd je dat 10-tallen kleine taken zich opstapelen, die je dan toch weer moet vastpakken en afhandelen. Bovendien geeft het een instant-gevoel van voldoening.
5. Een ordelijke werkplek
Een chaotische werkplek zorgt alleen maar voor meer chaos in je hoofd. Breng daarom orde en structuur op je fysieke werkplek en op je online werkomgeving (pc). Meer orde zorgt voor helderheid en rust in je hoofd. En je verliest minder tijd met het zoeken naar documenten of informatie.
6. Plan een blok voor onvoorziene taken
Plan in je agenda blokken per focus/taak, en hou daarnaast ook witruimte vrij voor onvoorziene zaken. Want, de werkdag verloopt niet altijd zoals gepland en dan helpt de blok buffertijd om de voorziene zaken toch af te werken ondanks het feit dat er onvoorziene dingen zijn tussengekomen. Heb je jouw buffer-blok niet nodig? Dan heb je die dag wat extra tijd om iets af te werken.
Interesse in een kennismakend gesprek? Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op met Bart Menschaert op 0479 570 151, via bart@hr-power.be, of plan een kennismakingsgesprek via de knop rechts onderaan deze pagina.