De collectieve verlofkalender voor jou uitgelegd

FAQ: de basis in een notendop

Wat is collectief verlof?

Een periode waarin (een deel van) je bedrijf tijdelijk sluit en medewerkers tegelijk verlof nemen.

Wanneer moet je de kalender vastleggen?

Bij voorkeur vóór 31 december van het voorgaande jaar.

Met wie moet je hierover overleggen?

Met je ondernemingsraad; als die er niet is, met de vakbondsafvaardiging; indien die ook niet bestaat, met alle werknemers samen.

Wat als een werknemer onvoldoende vakantiedagen heeft?

Dan kan tijdelijke werkloosheid ingeroepen worden voor de ontbrekende dagen.

Mag iemand werken tijdens collectief verlof?

Ja, mits onderling akkoord; dan gelden dezelfde procedures als voor het vastleggen van collectief verlof (goedkeuring OR > vakbond > werknemers)

 

Op zoek naar diepgaandere informatie of onze beste tips?
Lees dan verder!

Regels & verplichtingen: Wat je écht moet weten over de collectieve verlofkalender

Hieronder de belangrijkste juridische en praktische regels waarmee je rekening moet houden bij het opstellen van jouw collectieve verlofkalender:

1.     Hoe worden de data bepaald?

In sommige sectoren (zoals de bouw) zijn collectieve vakantiedata via het paritair comité reeds vastgelegd. In dat geval moet je die vanzelfsprekend volgen binnen je bedrijf of organisatie.

Indien er in jouw sector geen collectieve regeling bestaat vóór 31 december van het jaar voorafgaand, dan moet je zelf binnen je onderneming een akkoord treffen met de betrokken partijen.

De hiërarchie voor besluitvorming is als volgt:
paritair comité → ondernemingsraad → vakbondsafvaardiging + werkgever → alle werknemers.

Zonder collectief akkoord kan je in sommige gevallen via individuele overeenkomsten afspraken maken voor de resterende dagen.

 

2.    Formele stappen & communicatie

De overeengekomen data moeten opgenomen worden in het arbeidsreglement. Als je voor het eerst een collectieve sluiting vastlegt, zal je het arbeidsreglement moeten wijzigen via overleg met de ondernemingsraad (OR) of met je werknemers.

• Jaarlijks moet je een bericht (lees: een afgedrukte kopie van de verlofkalender) met de nieuwe sluitingsdata ophangen op de werkvloer. Daarnaast breng je je werknemers én het Toezicht op de Sociale Wetten op de hoogte binnen de 8 dagen na wijziging.
• De mededeling van de collectieve sluiting mag niet last-minute gebeuren, idealiter ruim vóór 31 december.
• Daarom wordt de collectieve verlofkalender traditioneel in oktober reeds voorbereid en voor 15 december aan de medewerkers bezorgd.

 

3.    Wat bij onvoldoende vakantiedagen?

Indien een werknemer onvoldoende wettelijke vakantiedagen heeft om de volledige periode van het collectief verlof te dekken (bijvoorbeeld door langdurige ziekte, recente indiensttreding van schoolverlaters), dan kan in bepaalde gevallen een tijdelijke werkloosheid omwille van collectieve sluiting worden toegepast voor de ontbrekende dagen.

• De werknemer kan via z’n werkgever in bepaalde gevallen tijdelijke werkloosheid omwille van collectieve sluiting aanvragen, of de regeling van Europees vakantie inroepen.

 

4.   Werken tijdens collectief verlof?

Krijg je van je medewerkers de vraag of ze toch mogen werken tijdens de collectieve sluitingsdagen? Dat kan, maar alleen in overleg én via een procedure gelijkaardig aan die van collectieve vakantie. Jij (als werkgever) kunt dit niet eenzijdig opleggen zonder overleg.

 

Nieuwe trends: verlof buiten de zomerperiode wint populariteit

De klassieke gedachte dat iedereen in juli of augustus met verlof gaat, wankelt. Werknemers verspreiden hun verlofdagen steeds vaker over het hele jaar, waardoor een collectieve verlofplanning gedurende de zomermaanden tot ontevredenheid kan leiden bij je werknemers.

Recent onderzoek van Liantis en Acerta toont nl. aan dat…

• 45,6% liever in de zomer werkt, door een meer relaxte sfeer
• 39,9% hierdoor beter kan connecteren met collega’s
• 39,5% ervaart het als minder stresserend

Hoe speel je hier slim op in?
Zoek een middenweg tussen het commercieel beste moment om te sluiten en het moment dat je medewerkers zelf liever verlof nemen.

Je kunt bv. experimenteren met hybride modellen: plan een collectieve sluiting (wegens klantloze periode), maar laat medewerkers de rest van hun verlof zelf flexibel kiezen.

Onze beste tips voor jouw collectieve verlofkalender

Vanuit onze jarenlange ervaring bij kmo’s en productiebedrijven, delen we graag enkele tips en inzichten die je zelf meteen kunt toepassen:

Start het overleg op tijd

Wacht niet tot november of december. Zet het proces al in oktober in gang: bespreek met je team en verzamel input.

Gebruik een transparante voorstelkalender

Leg een voorstel op de werkvloer (digitaal + fysiek) met mogelijke sluitingsperiodes + alternatieven en laat medewerkers aanvinken wat voor hen past — zo zie je welke voorkeuren leven én voelen je medewerkers zich meer betrokken.

Maximaliseer flexibiliteit binnen je structuur

Je kan bijvoorbeeld één blok collectief inplannen (bijv. rond kerst) + medewerkers laten kiezen wanneer ze de overige dagen opnemen. Zie ons advies omtrent hybride modellen.

Werk met deadlines & reminders

Laat medewerkers uiterlijk tot een bepaalde datum hun voorkeuren indienen en bezorg hen voldoende reminders. Daarna sluit je af en maak je de definitieve kalender op.

Verdeel de verantwoordelijkheid

Heb je veel medewerkers? Laat dan per afdeling of team iemand fungeren als coördinator van de verlofplanning; die persoon verzamelt de input en houdt de continuïteit en deadlines in de gaten.

Kleine regeling voor uitzonderingen

Soms zijn er urgente projecten of productiestromen die niet kunnen stilvallen. Communiceer de mogelijkheid tot afwijking van de collectieve verlofkalender, mits tijdig overleg en met de nodige compensatie: maak hier ook al op voorhand afspraken over om discussies te vermijden.

Gebruik tools / software

Digitale verlofplanningstools (met zicht op wie wanneer afwezig is) voorkomen fouten / overlapping. Zorg daarnaast dat iedereen kan zien wie wanneer verlof heeft aangevraagd. Dit maakt het plannen een stuk eenvoudiger.

Evalueer na afloop

Vraag feedback: wat liep vlot, wat leverde problemen op? Gebruik die input voor de volgende verlofkalender.

Voorzie duidelijke afspraken over vrij te kiezen verlofdagen

Voorzie op de fysieke kopie van de verlofkalender (bv. op de achterkant) een lijstje met basisafspraken die je medewerkers dienen te respecteren om de nog vrij te kiezen dagen in te plannen.

Stem af met klanten & leveranciers

In productiebedrijven kan je nooit écht gesloten zijn. Plan daarom je collectieve sluiting zó dat ook je klanten, toeleveranciers, logistiek, etc. meegenomen worden in de planning.

Samengevat

Het maken van de collectieve verlofkalender hoeft geen reden tot paniek te zijn. Als je vanaf de start de juiste stappen neemt (overleg, transparantie, wettelijke verplichtingen respecteren…) en daarbij ruimte houdt voor flexibiliteit, dan maak je van een potentieel heikel dossier een troef.

Wat je echt moet onthouden:

• Leg de data bij voorkeur ruim vóór 31 december vast
• Overleg met ondernemingsraad / vakbonden / medewerkers
• Neem de sluiting op in je arbeidsreglement + breng iedereen & de sociale inspectie op de hoogte
• Wees voorbereid op medewerkers met (te) weinig vakantiedagen
• Sta open voor hybride modellen en spreid verlof over het jaar om je medewerkers tevreden te houden
• Gebruik praktische tools, deadlines en feedback om het proces vlot te laten verlopen, nu en in de toekomst

 

Op zoek naar begeleiding bij het opzetten van jouw collectieve verlofkalender?

Onze HR-freelancers hebben hier al veel ervaring in. We assisteren graag met het beleid opstellen, software / tools / tips suggereren, medewerkers begeleiden én het proces en de deadlines mee opvolgen.

Neem gerust vrijblijvend contact op, dan bekijken we samen hoe we van jouw verlofkalender een troef kunnen maken!