Laat thuiswerken echt werken met een duidelijke thuiswerk-policy!

De voordelen van thuiswerk

Maken jouw werknemers nog geen gebruik van thuiswerk? We sommen kort nog eens de voordelen voor jou op.

• Uit onderzoek blijkt dat mensen ongeveer 41% productiever zijn dan wanneer ze op kantoor zouden werken. Van thuis kunnen ze bijvoorbeeld eenvoudiger bellen.
• Daarnaast neem je de reistijd voor je werknemers ook weg. Doordat ze niet meer de auto, fiets of het openbaar vervoer moeten nemen naar het werk, winnen ze heel wat tijd. Dit kan bijdragen tot een betere ‘work-life balance’ want je werknemers zullen namelijk meer tijd hebben voor hun gezin.
• Op kantoor zijn er vaak ook meer afleidingen voor je werknemers. De rust van hun eigen thuisomgeving draagt ook bij aan een hogere productiviteit.
• Met thuiswerken bied je je werknemers ook meer vrijheid. Hiermee geef je hen ook een gevoel van vertrouwen. Dit kan dan weer bijdragen tot een hogere motivatie.
• Thuiswerk zorgt er ook voor dan je kosten dalen. Zo heb je minder kantoorruimte nodig en kan je besparen op woon-werkverkeer.

 

Wat houdt een thuiswerk-policy precies in?

De thuiswerk-policy is een belangrijk onderdeel van de bedrijfscultuur waarin je de afspraken vastlegt over hoe en wanneer de werknemer zijn of haar werk thuis kan uitvoeren. Het wordt ook wel eens een thuiswerkovereenkomst genoemd. De thuiswerk-policy moet het voor alle werknemers duidelijk maken wat je van hen verwacht, waar ze recht op hebben en hoe de wettelijke aansprakelijkheid geregeld is.

Heel wat bedrijven nemen hun thuiswerk-policy standaard op in hun arbeidsovereenkomst. Als je policy aan alle wettelijke voorwaarden voldoet, ben je ook zeker dat je het thuiswerk goed juridisch hebt vastgelegd.

 

Denk aan de thuiswerkvergoeding

Wanneer je werknemers structureel en op regelmatige basis thuiswerken, ben je verplicht om een thuiswerkvergoeding uit te keren. Elke werkgever is namelijk verplicht om alle kosten te betalen die nodig zijn om het werk op een goede manier uit te voeren. Dat ligt zo vast in de arbeidsovereenkomstwet. Een thuiswerkvergoeding biedt echter voor zowel de werknemers als voor jou een voordeel. Je medewerkers krijgen een compensatie voor de kosten die ze maken voor apparatuur, energie, internet enzovoort. Het is een extralegaal voordeel én een interessante aanvulling op hun loonpakket. Doordat thuiswerk een extralegaal voordeel is voor jouw werknemers, is de thuiswerkvergoeding fiscaal aantrekkelijk. Je hoeft er dus geen RSZ of belastingen op te betalen.

 

Wat zijn de voorwaarden voor een thuiswerkvergoeding?

Zoals we eerder al aanhaalden moet het thuiswerk structureel zijn en op regelmatige basis. De voorwaarden om een thuiswerkvergoeding aan het loonpakket van je werknemers te kunnen toevoegen moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

• De werknemer moet minstens 1 dag per week
• De thuiswerkvergoeding mag maximaal € 148,73 Dit bedrag geldt voor zowel voltijdse als deeltijdse werknemers.
• Alle werknemers die zich dezelfde werknemerscategorie bevinden, moeten hetzelfde bedrag krijgen.
• Wanneer je gebruik maakt van bureaukosten als thuiswerkvergoeding, mag je deze niet combineren met andere vergoedingen.

 

Tips voor een duidelijke thuiswerk-policy

We geven graag ook nog enkele tips mee die je kunnen helpen om thuiswerk zo vlot mogelijk te laten verlopen en een duidelijk beleid op te stellen.

Een beleid afgesteld op jouw organisatie

Om een goede thuiswerk-policy op te stellen moet je eerst en vooral je bedrijfscultuur onder de loep nemen. Wat zijn de waarden, visie en missie van jouw bedrijf? Je thuiswerkbeleid moet hierop aansluiten. Staat jouw bedrijf voor open communicatie en autonomie? Draag dit dan ook uit in de thuiswerk-policy.

 

Luister naar je werknemers

Als je een sterke en duidelijke thuiswerk-policy wilt opstellen is het belangrijk dat je naar je werknemers luistert. Zij kunnen aangeven wat ze nodig hebben en wat belangrijk voor hen is. In overleg gaan met de werknemer houdt ook in dat je samen afspraken maakt waar zowel jij als de werknemer zich goed bij voelen. Dit kan gaan over bepaalde doelstellingen, de frequentie van het thuiswerk en de bereikbaarheid.

Belangrijk hierbij is om je flexibel op te stellen als werkgever. De manier waarop je thuiswerk invult hangt namelijk sterk af van de functie. Je zal dus niet voor elke werknemer zomaar dezelfde afspraken kunnen maken. Je thuiswerkpolicy moet met alle werknemers en alle functies rekening houden.

 

Een belangrijke rol voor leidinggevenden

De leidinggevenden van elk team of elke afdeling kunnen een belangrijke rol spelen bij een goed thuiswerkbeleid. Doormiddel van coaching en ondersteuning kunnen ze ervoor zorgen dat werknemers betrokken blijven en de doelstellingen van de onderneming voor ogen houden. KMO’s hebben hierbij vaak een voordeel aangezien de afstand tot de leidinggevende over het algemeen kleiner is en de band tussen werknemers onderling hechter is.

 

Een sterke en duidelijke thuiswerk-policy

Uiteindelijk moet alles in een uitgebreid en overzichtelijk document gegoten worden. Dit vormt dan de thuiswerk-policy voor alle werknemers. Dit is noodzakelijk om juridisch in orde te zijn. Enkele belangrijke zaken die zeker niet mogen ontbreken zijn:

• Het type werk waarbij thuiswerk mogelijk is.
• Hoe werknemers hun uren moeten registreren en waar ze de planning en werkverdeling terugvinden.
• Duidelijke afspraken omtrent bereikbaarheid en de reactiesnelheid op mails en telefoons.
• De beoordelingscriteria die worden gehanteerd om de werknemers te evalueren.
• Alles rond de thuiswerkvergoeding.

Deze thuiswerk-policy zorgt ervoor dat alles voor zowel de werknemers als het bedrijf duidelijk is. Er is op die manier ook steeds een document waarop je kan terugvallen wanneer er zich toch problemen zouden voordoen.

 

Wat kan HR Power voor jou betekenen?

Bij HR Power staan we steeds klaar om je te begeleiden in alles wat met HR te maken heeft. Het is ons doel om jou als bedrijfsleider te ontzorgen zodat jij je voor de volle 100% kan focussen op de strategie, de productie of een ander onderdeel van de onderneming.

Ook bij het opstellen van jouw thuiswerk-policy helpen we je graag verder. Benieuwd hoe we jouw bedrijf kunnen ondersteunen? Aarzel niet om ons te contacteren voor een vrijblijvend gesprek.