Ervaren medewerkers gaan in pensioen of ze vonden een nieuwe uitdaging. Ze verlaten bijgevolg de organisatie, en samen met hen ook de kennis en ervaring. In elk bedrijf komt het wel eens voor.

Daarom is het cruciaal die kennis te borgen door deze uit te schrijven en vervolgens met collega’s te kunnen delen. Het kan immers zorgen voor voldoende continuïteit en zal dan geen rem vormen op de toekomstige groei.

Als CEO ben je vaak bezig met de verdere uitbouw van de zaak zonder er stil bij te staan dat medewerkers onverwacht kunnen uitvallen of vertrekken. Onderschat het belang niet, het kan je veel tijd en geld besparen door er tijdig aan te beginnen.

Start met de opmaak van een flexibiliteitsmatrix. Doel is een overzicht te bekomen wie welke zaken beheerst en wie back-up is van wie. Je krijgt een beeld voor welke cruciale processen/taken er nog geen back-up is en welke instructies prioritair dienen te worden uitgeschreven.

Betrek de medewerkers daarin, zij weten meestal goed welke acties belangrijk zijn maar bij niemand gekend zijn.

Ook nieuwe medewerkers kunnen hun steentje bijdragen door hen een soort instructie- of draaiboek te laten uitschrijven van wat ze werd aangeleerd. Op die manier beschikt men al over uitgeschreven richtlijnen die als basis kunnen dienen voor latere verfijning.

Inplannen, uitvoeren en opvolgen zal zorgen voor een structurele vooruitgang en ondersteunt de verdere groei van de organisatie. Veelal is dat ook het moment om te optimaliseren of het proces efficiënter te maken.