In het kort

Geen administratie maar integratie

Het contract tekenen, de badge uitreiken en het arbeidsreglement overlopen: dat is de administratieve kant. Onboarding gaat over alles wat daarna komt: de job en de collega’s leren kennen, zich thuis voelen binnen je bedrijf…

Twee luiken

Het taakgerichte luik (weten wat je moet doen, met welke tools en volgens welke afspraken) én het relationele luik (weten bij wie je terechtkan). Kmo’s scoren vaak goed op het tweede luik, maar vergeten al snel het eerste.

Het grootste pijnpunt is duidelijkheid

43% van de professionals benoemt een gebrek aan opleiding en duidelijkheid over de functie als het grootste tekort tijdens hun onboarding. 36% raakte niet vlot aan de juiste tools en systemen (Robert Walters).

Onboarding start vóór dag 1 en stopt niet na week 1

Van preboarding (het contact tussen contract tekenen en starten) tot de eerste 90 dagen. 17% van de junior medewerkers had meer dan zes maanden nodig om zich bekwaam te voelen in hun job (Robert Walters).

Onboarding loont, in twee richtingen

21% van de medewerkers zegt dat een goede onboarding hen waarschijnlijk doet blijven. 15% zegt dat een slechte onboarding de kans op vertrek verhoogt (Robert Walters).

Wat is onboarding precies?

Onboarding is het geheel van alles wat je doet om je nieuwe medewerker wegwijs te maken binnen je organisatie, het team en zijn of haar job.

Dat is meteen ook waar het grootste misverstand zit: voor veel kleinere bedrijven is de onboarding gelijk aan louter het administratieve luik: het contract, het arbeidsreglement, de badge, de laptop. Dat is natuurlijk noodzakelijk, maar het is puur voorbereiding. Niet de onboarding zelf.

Een goede onboarding bestaat uit twee luiken, die allebei even belangrijk zijn:

Het taakgerichte luik

Dit gaat over de inhoud van de job. Weet je nieuwe medewerker wat er van hem of haar verwacht wordt? Kent men de systemen, de procedures, de klanten, de machines? Weet men waar men informatie vindt en wie waarover beslist?

Dit is het luik waar het in de praktijk het vaakst misloopt. 43% van de professionals benoemt “opleiding en duidelijkheid over de functie” als het grootste tekort tijdens hun onboarding. 36% raakte niet vlot aan de nodige tools en systemen.

Het relationele luik

Dit gaat over de mensen naast de job. Leert je nieuwe medewerker zijn collega’s kennen? Weet hij bij wie hij terechtkan met een vraag? Voelt hij zich welkom, of zit hij de eerste week alleen te lunchen?

Kmo’s doen dit vaak intuïtief goed. Maar intuïtief goed is niet hetzelfde als betrouwbaar goed: als het net die week razend druk is valt het relationele luik vaak als eerste weg.

Onboarding versus inwerken

“Inwerken” is wat er gebeurt tijdens de eerste dagen na starten. Onboarding is een breder begrip en duurt bovendien langer. Het loopt van het moment dat de handtekening gezet is tot het moment dat iemand écht zelfstandig functioneert. Bij sommige functies duurt dat een half jaar of zelfs langer.

Waarom de onboarding van nieuwe medewerkers zo belangrijk is

De cijfers uit het onderzoek van Robert Walters zijn confronterend, ook voor kleinere organisaties:

• Slechts 27% van de junior medewerkers voelde zich echt gesteund door de leidinggevende tijdens de inwerkperiode
• 33% meldt een gebrek aan training en duidelijkheid over de eigen rol
• 17% had meer dan zes maanden nodig voor ze zich bekwaam voelden
• Slechts 45% beoordeelt de eigen onboarding als goed tot uitstekend

En misschien wel de belangrijkste: 21% zegt dat een goede onboarding hen waarschijnlijk doet blijven, terwijl 15% aangeeft dat een slechte onboarding de kans op vertrek verhoogt. Je onboarding heeft dus hoe dan ook effect. De vraag is alleen in welke richting.

Je nieuwe medewerker is sneller productief

Wie snel weet wat er verwacht wordt en waar informatie te vinden is, moet minder vaak aankloppen bij collega’s. Dat scheelt niet alleen tijd voor de nieuwkomer, maar ook voor het bestaande team.

Proef op de som: reken maar eens uit wat het je kost als drie van je collega’s elk een half uur per dag onderbroken worden, en dit gedurende zes weken.

Je houdt mensen langer aan boord

1 op de 8 contracten van onbepaalde duur eindigt binnen het jaar. De eerste 90 dagen zijn daarin bepalend: dat is de periode waarin iemand beslist of de realiteit klopt met wat er tijdens de sollicitatie beloofd of besproken werd.

Je werkgeversimago groeit mee

Nieuwe medewerkers praten. Over hoe hun eerste week eruitzag, of de beloftes klopten, of ze zich welkom voelden. In een regio waar iedereen elkaar kent, is dat de goedkoopste vorm van employer branding.

Wanneer begin je best met de onboarding van nieuwe medewerkers?

Fase 1: preboarding, tussen contract tekenen en starten

De periode tussen de handtekening en de eerste werkdag is vaak stil: 29% van de middenmanagers vond de communicatie vóór de eerste startdag onvoldoende (Robert Walters).

Nochtans kost dit je weinig:

• Stuur een mail met de praktische info: waar parkeren, hoe laat, bij wie melden, wat meebrengen
• Deel het programma van de eerste dag
• Laat de rechtstreekse leidinggevende een korte persoonlijke boodschap sturen
• Zorg dat de collega’s weten wie er komt en wanneer

Fase 2: de eerste dag

De eerste dag bepaalt de eerste indruk, en die blijft plakken. Vandaar dat 1 op de 5 nieuwe medewerkers al op het einde van dag één twijfelt.

Wat er die dag klaar moet zijn:

• Een werkplek die effectief klaarstaat: bureau of werkpost, werkkledij, gereedschap, laptop, toegangen tot alle systemen en de mailbox
• Een rondleiding door het bedrijf: niet alleen de eigen afdeling, maar ook de refter, de kleedkamers, de productie, vergaderzalen…
• Een voorstelling aan het team en aan de mensen waarmee hij of zij het vaakst zal samenwerken
• Een overzicht van het programma van de eerste week
• De praktische afspraken: parking, alarm, uurroosters, verlofprocedure, wie verwittigen bij ziekte

En vooral: maak voldoende tijd vrij voor je nieuwe medewerkers. Een eerste dag waarbij de leidinggevende in vergadering zit, is een gemiste kans.

Fase 3: de eerste weken

Nu begint het echte werk. Dit is de fase waarin het taakgerichte luik vorm krijgt.

• Wijs een buddy aan. Een collega, geen leidinggevende, bij wie de nieuwkomer terechtkan met alle vragen die hij “te dom” vindt om aan de baas te stellen.
• Maak de verwachtingen concreet
• Plan een korte terugkoppeling na week één en week twee. Vijftien minuten volstaat: wat loopt goed, waar zit je vast, wat weet je nog niet?
• Beperk thuiswerk in de eerste weken. Niet als wantrouwen, wel omdat de informele momenten aan de koffiemachine precies zijn wat integratie binnen het team versnelt.

Fase 4: de eerste maanden

Onboarding stopt niet na de eerste week, ook al gebeurt dat in de praktijk vaak wel. Plan gesprekken na 30, 60 en 90 dagen. Die momenten hoeven niet lang te duren, maar ze doen twee dingen:

• Je vangt problemen op vóór ze uitgroeien tot een vertrekbeslissing
• Je krijgt eerlijke feedback over je eigen organisatie, want een nieuwkomer ziet altijd zaken die jij niet meer ziet

Spreek in die periode ook al over opleidingen en toekomstperspectief. Iemand die na drie maanden weet welke richting hij uit kan groeien, denkt veel minder snel aan een andere werkgever.

Waar het vaak misloopt bij groeiende kmo’s

In de praktijk komen steeds dezelfde vier patronen terug.

Onboarding en ownership. Iedereen doet een stukje, dus niemand is verantwoordelijk. De zaakvoerder verwacht dat de teamleider het opneemt, de teamleider verwacht dat de collega’s het doen.

Onboarding valt weg zodra het druk is. En het is altijd druk net in de week dat iemand nieuw start. Precies daarom moet je je onboarding op voorhand vastleggen, niet improviseren.

Je onboarding is niet gedocumenteerd. Alles zit in de hoofden van mensen. Bij de eerste medewerker lukt dat nog, vanaf de tiende haal je alles door elkaar.

Er is geen opvolging. De onboarding wordt afgevinkt na de eerste week. Terwijl de kritieke beslissing van nieuwe medewerkers meestal tussen maand twee en zes valt.

Een pragmatisch onboardingplan: hoe begin je eraan?

Je hoeft hiervoor geen HR-afdeling of speciale software aan te kopen. Begin klein:

1. Schrijf op wat er nu al gebeurt. Neem de laatste aanwerving als voorbeeld en noteer stap voor stap wat er gebeurd is. Dat is je nulmeting.
2. Maak een checklist per fase. Preboarding, dag 1, week 1, maand 1-3.
3. Zet er namen bij. Wie doet wat, en tegen wanneer. Zonder verantwoordelijke gebeurt het vaak niet.
4. Voorzie een vast buddy-systeem. Spreek af dat elke nieuwkomer er één krijgt, en dat de buddy daar ook tijd voor krijgt binnen zijn of haar planning.
5. Vraag na drie maanden hoe het gelopen is en pas je checklist aan op basis van die feedback.

Wil je hier verder in gaan?
In ons gratis e-book Hoe geen onnodige tijd meer verliezen met HR staat het onthaal van nieuwe medewerkers als een van de vaste bouwstenen van een degelijk HR-beleid. Een goede voorbereiding zorgt voor een vlotte integratie in de groep én een snellere inwerking in de job.

En omdat onboarding begint bij het vinden van de juiste match: ook je rekruteringsproces bepaalt mee hoe vlot de eerste maanden verlopen!

Conclusie

Onboarding wordt in veel groeiende kmo’s behandeld als een administratieve afsluiting van de aanwerving. Contract getekend, badge uitgereikt, klaar. Maar de cijfers laten iets anders zien: 1 op de 5 nieuwe medewerkers twijfelt al na dag één, 43% mist duidelijkheid over de eigen functie en 15% ziet in een zwakke onboarding een reden om te vertrekken.

Het goede nieuws is dat het omgekeerde even hard geldt. Een degelijke onboarding maakt mensen sneller productief, houdt ze langer aan boord en versterkt je reputatie als werkgever.

En dat vraagt geen budget of software, maar structuur: een checklist per fase, een duidelijke eigenaar, een buddy en een paar korte opvolggesprekken.

Zie het zo: je hebt al geïnvesteerd in het vinden van de juiste persoon. De onboarding bepaalt of die investering rendeert of niet.

Klaar om je onboarding op punt te zetten?

Bij HR Power helpen we groeiende kmo’s en productiebedrijven met het opstellen van een pragmatisch HR-beleid dat écht werkt in de praktijk. Al vanaf één dagdeel per week, met een freelancer die past bij je bedrijf qua persoonlijkheid én competenties.

Zin om er eens vrijblijvend over te praten?
Plan een kennismakingsgesprek in en we bekijken samen waar de grootste winst zit voor jouw organisatie.