Hieronder 10 tips die je in de praktijk kan brengen om dit jaarlijkse gesprek vlot te laten verlopen:

1. Geen voorbereiding, geen gesprek.
De evaluatie van je medewerker is een belangrijke stap in zijn ontwikkeling. Een goede voorbereiding, door beide partijen, bespaart tijd en zorgt voor een inhoudelijk sterk gesprek. Je hebt vooraf kunnen nadenken en je zet meteen de juiste toon: evalueren en ontwikkelen zijn een gedeelde verantwoordelijkheid.

2. Geef vooraf een vragenlijst mee.
Hoe kijk je terug op de voorbije periode? Waar ben je goed in? Wat zou je anders willen aanpakken? … De vragenlijst stimuleert de medewerker om stil te staan bij zijn functioneren. Je bevordert de zelfreflectie en hebt meteen een leidraad voor een doelgericht gesprek.

3. Zorg voor een logische opbouw.
Beoordeling, loopbaanplanning en ontwikkeling zijn vaste topics in het evaluatiegesprek. Eerst kijk je naar het verleden. Bespreek taken, werkomstandigheden, samenwerking met collega’s … maar pols ook naar welbevinden, verwachtingen, wensen en ambities. Van daaruit leg je de link naar de toekomst. Je eindigt met positieve, concrete afspraken.

4. Ga een dialoog aan.
Laat de medewerker aan het woord en luister. Stimuleer hem om zijn visie te geven en beklemtoon dat evalueren en ontwikkelen een win-wineffect beoogt: bedrijf en medewerker engageren zich om het beste uit hun relatie te halen.

5. Stel open vragen en vraag door.
Door open vragen te stellen, krijg je betere informatie. Omdat je de ander de ruimte geeft, zijn open vragen ook prima voor het creëren van een goede verstandhouding. Bij vaagheden vraag je door, je wil absoluut begrijpen wat er bij de medewerker leeft.

6. Wees objectief.
Onderbouw je oordeel met concrete vaststellingen of voorbeelden van op de werkvloer. Blijf bij de feiten en veroordeel niet. Je kan ook vooraf polsen bij klanten, collega’s …. over het concrete functioneren van de medewerker.

7. Complimenten geven.
Benoem sterke punten en geef er een compliment over. Bespreek ook de minder sterke punten en bied constructieve feedback zodat de medewerker er concreet mee aan de slag kan. Moedig hem aan om zijn sterke punten nog te versterken. Want talenten inzetten is motiverender dan je zwakheden managen.

8. Laat je medewerker zelf voorstellen doen.
Hoe wil de medewerker zich verder ontwikkelen? Welke punten wil hij veranderen en hoe? Wat geeft hem energie? … Laat je medewerker zelf voorstellen doen rond groeikansen en verbeteracties. De motivatie om het doel te bereiken is dan groter.

9. Vraag wat jij voor je medewerker kan doen.
Wat kan ik doen om je te helpen verbeteren? En hoe kan ik een nog betere coach voor je zijn? Durf feedback over je eigen functioneren te vragen. Aanvaard kritiek, ga niet in discussie maar ga concrete engagementen aan.

10. Spaar je feedback niet op.
Prestaties opvolgen en coachen doe je niet eenmalig. Door continu de vinger aan de pols te houden, werk je aan wederzijds vertrouwen. Wacht dus niet op de formele overlegmomenten om feedback te geven. Zo wordt het evaluatiegesprek iets om samen naar uit te kijken.