In het kort

Offboarding is geen checklist maar een overgang

De laptop en badge inleveren, de C4, het eindloon: dat is de administratieve kant. Offboarding gaat over alles daarrond: kennis op een structurele manier overdragen, op een juiste manier afscheid nemen van collega’s én de relatie nadien in stand houden.

Het is een blinde vlek voor veel bedrijven

Slechts 45% van de vertrekkers krijgt een exitgesprek. Bij ontslag door de werkgever zakt dat naar 41% (Acerta). In de meeste kmo’s staat er wel een onboardingplan op punt, maar zelden een plan voor offboarding.

Kennis loopt letterlijk de deur uit

In een kmo zit de meeste knowhow in de hoofden van je medewerkers, niet in uitgeschreven handleidingen. Wie pas begint met kennisoverdracht eens de opzeg start, is eigenlijk al te laat.

Een goed afscheid is employer branding

Medewerkers die het bedrijf verlaten, praten. Medewerkers die blijven, kijken mee hoe je met een vertrekkende collega omgaat en trekken zelf conclusies over hun toekomst bij jouw bedrijf.

De deur openhouden loont

79% van de Belgische leidinggevenden overweegt sterk om een goede ex-medewerker opnieuw aan te nemen (Robert Walters). Wie met een goede verstandhouding vertrekt, komt makkelijker terug. En dit bespaart je kmo kosten bij de aanwerving van nieuwe collega’s.

Wat is de offboarding van medewerkers precies?

Offboarding is het geheel van alles wat je doet tussen het moment dat een vertrek vaststaat en het moment dat iemand definitief de deur achter zich dichttrekt, en eigenlijk ook nog een stuk daarna.

Net zoals bij onboarding zit hier een groot misverstand: voor veel kmo’s is offboarding gelijk aan de administratieve afhandeling:

• Opzegtermijn berekenen
• Sociale documenten aanvragen
• Materiaal terugvragen, toegangen afsluiten.

Natuurlijk allemaal noodzakelijk, maar slechts één onderdeel van een degelijke offboarding. Een volwaardige offboarding bestaat uit:

1.      Het administratieve luik

Alles wat wettelijk en praktisch moet gebeuren: opzegtermijn, vakantiegeld en eindafrekening, C4 en andere sociale documenten, bedrijfswagen, laptop, sleutels, badge, toegang tot systemen. Hier gaat het zelden fout, want dit is juridisch verplicht.

2.     Het inhoudelijke luik

Wie neemt de klanten over? Welke afspraken / kennis bestaat enkel in het hoofd van de medewerker die vertrekt? Dit is het luik dat in de praktijk het vaakst blijft liggen, en dat je medewerkers nadien de meeste tijd kost om recht te trekken.

3.     Het menselijke luik

Hoe wordt het vertrek aangekondigd? Krijgt de persoon de kans om afscheid te nemen? Is er een eerlijk gesprek over wat goed liep en wat niet? Onderzoekster Ellen Peeters (UGent) haalt in HR Magazine een goed voorbeeld aan: een medewerker die nog vóór er ruimte was voor een afscheid al een mail kreeg om zijn laptop in te leveren: wat blijft er hangen in zo’n situatie? Dat het bedrijf zo snel mogelijk van je af wilde…

Waarom offboarding van medewerkers meer is dan een eindmeet

Je zou kunnen denken: die persoon vertrekt toch, waarom zou ik er nog tijd in steken?

1.      Je kennis en knowhow wandelen de deur uit

In een groeiend bedrijf zit veel kennis niet in procedures maar bij de mensen. De operator die weet waarom die ene machine op maandagochtend anders reageert, de administratief bediende die de gewoontes van elke klant kent.

Ans De Vos (Universiteit Antwerpen) benoemt in HR Magazine precies die historische kennis als een troef: mensen die nog weten wat er achter een proces of een systeem zit, zijn in tijden van automatisering goud waard.

Het onderzoek van Peeters toont bovendien iets opvallends aan: wie tijdens zijn vertrek steun voelt van leidinggevenden en collega’s, zet zich ook meer in voor de kennisoverdracht. Een goed afscheid en een goede overdracht versterken elkaar dus.

2.     Vertrekkers praten

Een medewerker die slecht vertrekt, vertelt dat verder. Aan zijn nieuwe collega’s, aan zijn netwerk, potentieel in de regio waar jouw volgende kandidaat ook woont. Een medewerker die op een correcte manier vertrekt, doet dat echter ook. En dat is employer branding die je niets kost.

3.     Je collega’s kijken mee

Misschien nog belangrijker dan wat de vertrekker denkt, is wat de rest van het team ziet. Wordt een collega die twaalf jaar meedraaide na één gesprek ontslagen? Dan weten de blijvers wat hen te wachten staat. Peeters wijst erop dat een slordig afscheid het vertrouwen van het overblijvende team ondermijnt, en dat vertrouwen bouw je niet snel opnieuw op.

4.    De deur blijft open

De cijfers spreken voor zich:

• 27% van de werknemers overweegt ooit terug te keren naar een vorige werkgever. Was er na het vertrek goed contact, dan loopt dat op tot 54,6% (Acerta Talent Pulse).
• 79% van de Belgische leidinggevenden overweegt sterk om een goede ex-medewerker opnieuw in dienst te nemen (Robert Walters).
• 31% van de werkgevers merkt dat ze meer aanvragen krijgen van ex-medewerkers die willen terugkomen (Robert Half).
• In de praktijk keert ongeveer 9% van de Belgische werknemers effectief terug naar een vroegere werkgever, meestal binnen de twee jaar. In bedrijven met minder dan 100 medewerkers is dat 6,6%, in grotere bedrijven 11% (Acerta).

Dat laatste cijfer is vooral interessant voor jouw kmo. Precies waar het contact het persoonlijkst is, keren er minder mensen terug. Niet omdat ze niet willen, maar omdat niemand het hen nog vraagt.

Waarom een ex-medewerker die terugkeert zo’n goede zaak is

Doorheen deze blog komt het argument een paar keer terug: een goede offboarding houdt de deur open. Maar waarom is die open deur nu precies zo voordelig voor jouw kmo?

Geen zoektocht, en bijna geen risico op een mismatch

De mislukte aanwerving van een bediende kost je bedrijf minstens 35.000 euro (Securex), en 1 op de 8 contracten van onbepaalde duur stopt al binnen het jaar. Bij een ex-medewerker valt dat risico grotendeels weg: jij weet wat je in huis haalt, en hij of zij weet waar hij aan begint. Geen vacature, geen selectiebureau, geen giswerk.

Ingewerkt in weken in plaats van maanden

Een nieuwe medewerker heeft gemiddeld drie tot zes maanden nodig om zelfstandig te werken; 17% van de junior profielen zelfs meer dan een half jaar (Robert Walters). Een ex-medewerker kent je klanten, je machines en je manier van werken al. Wat rest, is bijpraten over wat er intussen veranderd is.

Hij of zij brengt iets nieuws met zich mee

Wie een paar jaar elders gewerkt heeft, heeft andere werkwijzen, tools en klanten gezien. Je krijgt dus niet dezelfde medewerker terug, maar een ervarener versie, mét potentieel frisse ideeën over dingen die je eigen team niet meer opvallen.

Meer betrokken dan de eerste keer

Wie bewust terugkeert, heeft de vergelijking gemaakt en bewust opnieuw voor jou gekozen. Volgens Robert Walters zijn terugkeerders daardoor vaak nauwer betrokken bij het bedrijf. En het signaal naar de rest van het team is duidelijk: het gras is elders niet per se groener.

Zelfs zonder terugkeer heb je er iets aan

Niet elke ex-medewerker komt terug. Maar wie goed vertrokken is, verwijst kandidaten door, wordt klant of leverancier, springt bij als freelancer tijdens een piek of spreekt positief over je bedrijf, zeker in regio’s waar iedereen elkaar kent.

Kortom: een ex-medewerker die je bedrijf, je klanten en je machines kent, is de goedkoopste aanwerving die je ooit zal doen. Geen zoektocht, geen mismatch, en een onboarding die in een fractie van de tijd rond is.

Drie soorten offboarding

Niet elk vertrek is hetzelfde. De basis blijft gelijk, maar de klemtoon van je offboarding verschuift:

1.      Vrijwillig vertrek

Bv. iemand kiest voor een andere job. Dit is het moment voor een eerlijk exitgesprek: niet om de beslissing terug te draaien, wel om te horen wat je als werkgever kan verbeteren. Zorg dat dit gesprek geen verrassing is. Wie het hele jaar door nooit gevraagd werd hoe het liep, zal in de laatste week ook niet plots open kaart spelen.

2.     Ontslag door de werkgever

Het moeilijkste scenario, en net hier valt de menselijke kant het vaakst weg. Slechts 41% krijgt in dit geval een exitgesprek (Acerta). Transparantie over de reden, een correcte timing en respect voor de persoon zijn hier geen overbodige luxe. Ook hier kijken de overige medewerkers mee, en juist hier bepaalt jouw aanpak wat er nadien over je bedrijf verteld wordt.

3.     Pensioen

61% van de Belgische werknemers wil stoppen vóór de wettelijke pensioenleeftijd. In de productie is dat zelfs 69% (SD Worx). Dat betekent dat je in een productiebedrijf beter niet wacht met offboarding tot de laatste maand.

Hans van der Heiden (Rabobank) raadt in HR Magazine aan om anderhalf jaar voor de pensioendatum te starten met kennisoverdracht. Dat klinkt lang, maar een collega die dertig jaar ervaring moet overdragen aan iemand die er drie heeft, doet dat niet op veertien dagen tijd.

Sommige bedrijven werken daarom al met een plan voor de laatste duizend dagen, met een intensieve kennisoverdracht in de laatste honderd.

Onze tips voor de pragmatische offboarding van medewerkers

Begin nog vóór het vertrek vaststaat

Offboarding start eigenlijk al bij de gewoonte om regelmatig te praten over hoe het gaat en waar iemand binnen het bedrijf naartoe wil. Wie dat doet, is zelden verrast door een opzeg en hoeft geen exitgesprek uit het niets te voeren.

Leg kennisoverdracht vast in je bedrijfscultuur

Zorg dat de belangrijkste processen, klantafspraken en machine-eigenaardigheden ergens gedocumenteerd staan, ook als er niemand vertrekt.

Maak een checklist per luik van offboarding

Administratief (documenten, materiaal, toegangen), inhoudelijk (dossiers, klanten, lopende projecten, wie neemt wat over) en menselijk (aankondiging aan het team, exitgesprek, afscheidsmoment).

Zet er een verantwoordelijke bij

Wie plant het exitgesprek, wie volgt de overdracht op, wie verwittigt de klanten? Zonder verantwoordelijke gebeurt dit niet (of te laat).

Voer het exitgesprek als een gesprek, geen verhoor

Drie vragen volstaan: wat zorgde ervoor dat je bleef, wat zorgde ervoor dat je vertrekt, wat zou je anders doen als je zelf baas was? Laat het bij voorkeur voeren door iemand anders dan de rechtstreekse leidinggevende, dan krijg je doorgaans eerlijkere antwoorden.

Neem afscheid zoals je iemand verwelkomt

Een moment samen met het team, een woord van dank…

Hou contact.

Een berichtje na drie maanden, een aanbeveling op LinkedIn, een uitnodiging voor de nieuwjaarsreceptie. Het kost jou een kwartier en het is precies wat het verschil maakt.

Waar het het vaakst misloopt bij groeiende kmo’s

De patronen lijken sterk op die bij onboarding, en dat is geen toeval.

Alles gaat naar de dienst administratie.
Het sociaal secretariaat regelt de documenten, en daarmee is voor velen de kous af. Het inhoudelijke en menselijke luik blijven vaak onderbelicht.

Kennis zit in de hoofden van je medewerkers.
Zolang ervaren collega’s er zijn, merkt niemand een probleem op. De dag na hun vertrek beginnen de problemen.

Het exitgesprek is een uitzondering op de regel.
Het gebeurt enkel als de zaakvoerder er tijd voor heeft, en dus vooral niet bij de vertrekken waar je het meeste van kan leren.

Er is weinig tot geen nazorg.
Eens de badge ingeleverd is, verdwijnt de ex-medewerker van de radar. Terwijl de kans dat iemand terugkeert het grootst is in de eerste twee jaar na datum.

Herkenbaar?

Offboarding en exit management zijn een vast onderdeel van onze HR-ondersteuning. Een ervaren HR-expert van HR Power tekent samen met jou een offboardingproces uit op maat van je bedrijf: van de checklist per luik en het exitgesprek tot de kennisoverdracht bij een pensioen.

Zo blijft het niet bij goede voornemens alleen wanneer er weer iemand vertrekt op het drukste moment van het jaar.

Conclusie

Onboarding en offboarding zijn twee kanten van dezelfde medaille. Bij de start investeer je in iemand die je nog niet kent. Bij het vertrek beslis je wat er overblijft van iemand die je wél kent: zijn kennis, zijn verhaal over je bedrijf en de kans dat hij ooit terugkomt.

De cijfers laten zien waar de winst zit. Minder dan de helft van de vertrekkers krijgt een exitgesprek, terwijl goed contact na het vertrek de kans op een terugkeer verdubbelt. En 8 op de 10 leidinggevenden staan open voor die terugkeer.

Dat vraagt geen budget, wel structuur: een checklist per luik, een verantwoordelijke, een eerlijk gesprek, een correct afscheid en een kwartier per kwartaal om de band warm te houden. Zie het zo: een goed afscheid is geen kost. Het is de laatste investering in iemand die potentieel nog jaren over je bedrijf zal spreken.

Klaar om je offboarding op punt te zetten?

Bij HR Power helpen we groeiende kmo’s en productiebedrijven met een pragmatisch HR-beleid dat werkt van de eerste tot de laatste werkdag: van onthaal en opvolging tot kennisoverdracht en een correct afscheid. Met ervaren HR-professionals, al vanaf één dagdeel per week, en een freelancer die past bij je bedrijf qua persoonlijkheid én competenties.

Zin om er eens vrijblijvend over te praten?
Plan een kennismakingsgesprek in en we bekijken samen waar de grootste winst zit voor jouw organisatie.